Qué contar a una productora de eventos antes de pedir presupuesto

Cuando alguien busca una productora de eventos en Mallorca, la primera llamada suele traer una fecha y una pregunta: cuánto costaría. Es lógico, pero sin más datos no se puede contestar bien. Dos eventos con el mismo número de invitados pueden necesitar un atril y un proyector o tres pantallas, cámaras, traducción y un escenario a medida.

No hace falta tenerlo todo decidido para escribirnos. Pero cuanto más claro está el briefing, más se parece el primer presupuesto al definitivo. Esta es la lista que usamos.

Lo básico de cualquier briefing de un evento

Fecha, horarios y tiempo de montaje

Además del día, necesitamos saber a qué hora se puede entrar al espacio para montar y cuándo hay que dejarlo libre. Un escenario con pantallas LED y rigging no se monta igual con un día de margen que con cuatro horas.

El espacio

Si ya está elegido, dinos cuál es. No es lo mismo el auditorio del Palacio de Congresos que la sala de arcos de piedra de Son Termes o la terraza del Real Club Náutico. Si hay plano de la sala, mejor. Si todavía no hay espacio, también podemos ayudarte a pensarlo: hemos trabajado en hoteles, fincas, auditorios, puertos y hasta en el césped del Estadio de Son Moix.

Cuántas personas y cómo se sientan

El aforo condiciona casi todo, pero el formato de sala pesa igual. Teatro, escuela, mesas redondas de banquete o mesas en U son montajes distintos, con pantallas y micrófonos distintos.

Un ejemplo: el encuentro de la AETIB y Exceltur sobre la recuperación del sector turístico, en el Meliá Palma Marina, tuvo dos actos el mismo día. Por la mañana, una asamblea con mesas en U, micrófono en cada puesto, monitores sobre las mesas y dos pantallas al fondo. Por la tarde, en otra sala, una mesa coloquio con tarima, butacas para los ponentes, un atril con dos monitores de retorno y una cámara al fondo. Fueron dos montajes técnicos distintos en el mismo hotel, y lo contamos en la ficha del Govern de les Illes Balears.

Lo que pasa en el escenario

El programa

¿Hay ponencias, mesas redondas, entrega de premios, actuaciones, música en directo, DJ? Cada cosa pide algo: micrófonos de mano o de diadema, monitores de retorno para los ponentes, un reloj de cuenta atrás para controlar los tiempos, luz para baile.

Qué se va a ver en pantalla

Presentaciones, vídeos, imagen en directo de quien habla o todo a la vez. Y en qué formato vienen los archivos. Si hay que preparar contenido nuevo, como un vídeo de apertura o animaciones del logotipo, mejor saberlo pronto.

Idiomas

Si hay asistentes de varios países, la traducción simultánea condiciona el espacio, porque las cabinas ocupan sitio y tienen que ver el escenario. En la convención de Musgrave montamos la cabina dentro del propio salón y dejamos receptores con auriculares en cada mesa.

Grabación y streaming

¿Quieres un vídeo resumen después? ¿Hay público que lo sigue a distancia? No es lo mismo grabar para editar que emitir en directo, y conviene decidirlo antes del montaje.

La imagen del evento

¿El evento tiene ya su imagen, o hay que crearla? ¿Hacen falta photocall, lonas, señalética, acreditaciones?

En el 30 aniversario de Citya en el Palacio de Congresos, con más de 1.000 empleados, nos ocupamos del branding en todos los formatos: lonas de bienvenida en el vestíbulo y las escaleras, la marca en las pantallas, el atril, un 30 corpóreo en el escenario y el módulo de bar. El evento lo produjeron los creativos de la inmobiliaria junto con los de AICO, así que el trabajo se repartió. Esa también es una opción.

Qué parte quieres que llevemos

Podemos llevar el evento entero o solo una parte. En el Sorteo de Oro de Cruz Roja, en el auditorio del Palacio de Congresos, nos encargamos del concepto, la dirección creativa, la logística y la infraestructura técnica. En otros eventos solo ponemos las pantallas, o el sonido y la luz de una cena.

Dinos qué tienes ya resuelto y con quién trabajas: agencia, DMC, el propio hotel. Así no duplicamos nada y sabemos con quién coordinarnos.

El presupuesto

Aunque cueste, ayuda mucho dar una cifra orientativa. No hace falta gastarla entera; nos sirve para proponer algo realista. Con un margen claro podemos decirte qué tiene más impacto por el mismo dinero: una pantalla más grande, mejor luz o una pieza de escenografía.

La lista, para copiar

• Fecha, horario del evento y horario de montaje y desmontaje.
• Espacio, con plano si lo hay.
• Número de asistentes y formato de sala.
• Programa: ponencias, premios, actuaciones, cena.
• Contenido para pantallas y en qué formato llega.
• Idiomas y necesidad de traducción.
• Grabación, streaming o las dos cosas.
• Imagen del evento: existe o hay que crearla.
• Qué partes llevamos nosotros y quién más participa.
• Presupuesto orientativo.

Con eso podemos darte una primera propuesta. Nos encuentras en el +34 971 739 250, en info@aico.es o en el formulario de contacto. Si quieres ver antes cómo trabajamos, mira la página de producción de eventos en Mallorca.