Cómo organizar un congreso en el Palacio de Congresos de Palma

Si estás pensando en organizar un congreso en Palma, lo más probable es que el Palacio de Congresos esté en la lista. Es un edificio frente al mar con un gran auditorio, salas de distintos tamaños y un vestíbulo acristalado que da mucho juego. Nosotros tenemos una oficina dentro del propio Palacio, en la calle Felicià Fuster, además de la central de Can Valero, y hemos producido allí congresos, convenciones, galas y reuniones institucionales.

Esta guía no sustituye al equipo del propio Palacio, que gestiona Meliá Hotels International. Es lo que vemos desde la parte técnica y de producción: qué preguntas conviene resolver pronto para que el día del congreso todo encaje.

Organizar un congreso en Palma empieza por el programa

Antes de hablar de pantallas hay que tener claro el programa. ¿Cuántas sesiones hay a la vez? ¿Todo pasa en el auditorio o hay salas paralelas? ¿Hay zona de exposición? ¿Hay cena?

El Palacio permite combinar espacios. En SReXperts 2024, el encuentro de Nokia, el congreso ocupó el auditorio, un segundo escenario y el vestíbulo acristalado, que se usó como zona de exposición con stands. Cada uno pedía una solución distinta: en el auditorio, una pantalla enmarcada por barras de luz verticales; en el segundo escenario, una pantalla central y un baño de luz azul; en el vestíbulo, stands con monitores y mesas altas sobre moquetas de colores.

En el encuentro de BD para EMEA el programa tenía dos partes, una sesión en el auditorio y una cena en otra sala del edificio. Son dos montajes técnicos diferentes que se preparan a la vez.

El formato de sala

No es lo mismo un congreso médico con ponencias que una negociación entre delegaciones. El formato de sala lo cambia todo: dónde van las pantallas, cuántos micrófonos hacen falta y cómo se mueve la gente.

La 26.ª Reunión de ICCAT es el caso más exigente que hemos hecho allí. Cientos de puestos de delegado en filas, cada uno con su micrófono del sistema de conferencias Dicentis de Bosch. Dos cámaras robotizadas seguían a quien hablaba y su imagen salía en cinco pantallas LED gigantes repartidas por la sala. Junto a la presidencia pusimos once monitores de apoyo.

En una convención de empresa, en cambio, el público mira a un solo escenario. Para la convención de Santalucía, con unas 1.000 personas, el auditorio funcionaba con una gran pantalla y el sonido en altavoces colgados a ambos lados del escenario.

Idiomas y traducción simultánea

Si el congreso es internacional, la traducción hay que planificarla desde el principio, porque condiciona el espacio. Las cabinas ocupan sitio, necesitan ver el escenario y tienen que estar conectadas al sonido de la sala.

Montamos cabinas ISO triples, emisores digitales y receptores de hasta 32 canales, homologados según la normativa vigente, con intérpretes profesionales especializados en distintos sectores. En ICCAT montamos las cabinas junto con el sistema de conferencias, y las siglas de la comisión aparecían en sus tres versiones (ICCAT, CICTA y CICAA) en pantallas y presidencia.

Acreditación, vestíbulo y señalética

Lo primero que ve un asistente es el vestíbulo. Ahí se acredita, se orienta y espera.

En la convención de Santalucía llevamos la imagen del evento a la lona de la fachada, al photocall del vestíbulo, al mostrador de acreditaciones frente al Auditori Illes Balears y a las credenciales. La entrada se cubrió con alfombra azul con el logotipo de la compañía. En el 30 aniversario de Citya, con más de 1.000 empleados, colgamos lonas de bienvenida en el vestíbulo y las escaleras.

Conviene decidir pronto quién diseña esas piezas y quién las imprime, porque las lonas de gran formato y las credenciales tienen sus plazos.

Lo que pasa fuera del plenario

Un congreso grande genera necesidades que no salen en el programa. En ICCAT nos ocupamos también del equipo de azafatas y de las oficinas temporales de la reunión. Hay que prever dónde trabaja la organización, dónde se preparan los ponentes y dónde se revisan las presentaciones antes de subir al escenario.

El control técnico

El control técnico tiene que ver el escenario. En ICCAT lo llevó un equipo de AICO desde la misma sala; en Citya estaba al fondo de la platea. Desde ahí se llevan el sonido, las pantallas, las cámaras y los cambios de presentación.

Lo importante es que haya un responsable técnico que conozca el programa minuto a minuto, y que los ponentes sepan a quién entregar sus archivos y cuándo.

Un calendario orientativo

• Con varios meses de margen: programa, espacios reservados y formato de sala.
• Unas semanas antes: diseño de la imagen, señalética y piezas impresas.
• Los días previos: montaje, pruebas de sonido y de pantallas, ensayo con los ponentes que se pueda.
• El día: control técnico en sala y alguien pendiente de cada cambio.

Si estás preparando un congreso en el Palacio, en producción de eventos en Mallorca y en tecnología y audiovisuales tienes lo que hacemos. Y si quieres hablarlo, nuestra oficina está en el mismo edificio: contacta con nosotros.